Créez un planning rétro avec Excel 2019 facilement

L’avènement de la technologie a permis d’améliorer grandement la gestion des projets en entreprise. Aujourd’hui, il existe une panoplie d’outils permettant de mieux planifier les différentes tâches liées à un projet. Un outil simple et accessible reste cependant le logiciel Excel 2019. Dans cet article, nous nous intéresserons au concept du rétro planning et à comment réaliser un tel planning avec Excel 2019.

Qu’est-ce qu’un rétro planning ?

Le rétro planning est une méthode de gestion de projet qui consiste à établir un calendrier des différentes actions à mener en commençant par la date finale souhaitée et en remontant jusqu’à la date de début du projet. Cette approche permet alors de s’assurer que toutes les tâches et étapes nécessaires soient correctement réparties sur la durée totale du projet afin de respecter le délai voulu.

Il est particulièrement utile lorsqu’une entreprise a un projet dont la date limite n’est pas flexible, comme l’organisation d’un événement ou le lancement d’un produit. De plus, ce type de planning facilite également la priorisation des tâches et leur répartition entre les membres de l’équipe projet.

Les avantages du rétro planning sur Excel 2019

Utiliser Excel 2019 pour créer un rétro planning présente plusieurs avantages :

La simplicité et l’accessibilité

Excel est un logiciel largement utilisé dans le monde professionnel, ce qui en fait un excellent choix pour créer et partager des plannings avec les membres de l’équipe. En outre, étant donné que la majeure partie des utilisateurs connaissent déjà les fonctionnalités de base d’Excel, il n’est pas nécessaire de procéder à une formation spécifique pour assimiler son utilisation.

La flexibilité et la personnalisation

Les possibilités offertes par Excel en termes de mise en forme et de calcul permettent de personnaliser entièrement le rétro planning en fonction des besoins du projet. Il est ainsi possible d’ajouter des colonnes supplémentaires si besoin, de modifier les couleurs et les formats, ou encore d’intégrer des formules pour faciliter le suivi des échéances et des jalons.

L’automatisation des calculs

Grâce aux nombreuses fonctionnalités et formules disponibles dans Excel 2019, il est possible d’automatiser certains calculs liés aux dates, aux durées et aux dépendances entre tâches, facilitant ainsi la mise à jour et l’adaptation du planning en cas de changements.

Réaliser un rétro planning sur Excel 2019: étape par étape

1. Définir les objectifs et les contraintes du projet

Avant de commencer à construire le rétro planning, il convient tout d’abord d’identifier clairement les objectifs et les contraintes du projet. Cela inclut notamment :

• La date de début et la date finale du projet
• Les étapes clés et les jalons à atteindre
• Les ressources disponibles (équipe, matériel, budget…)

2. Établir la liste des tâches et leur durée estimée

Une fois que les objectifs et les contraintes du projet ont été identifiés, il est nécessaire d’énumérer toutes les tâches qui devront être réalisées pour respecter ces contraintes et atteindre les objectifs fixés. Chaque tâche doit ensuite être accompagnée d’une estimation de sa durée, qui peut être exprimée en jours, en semaines ou en mois.

3. Déterminer les dépendances entre les tâches

Il convient alors d’analyser les liens existant entre les différentes tâches, afin de déterminer celles qui doivent impérativement être réalisées avant le démarrage d’autres tâches. Cela permettra notamment d’éviter les retardements liés aux dépendances non respectées.

4. Créer un modèle de rétro planning sur Excel 2019

À l’aide des informations collectées lors des étapes précédentes, il est possible de créer un modèle de rétro planning sur Excel 2019. Voici les éléments principaux à intégrer dans ce modèle :

• La date de début du projet
• Les différentes tâches à réaliser, classées par ordre chronologique inversé (c’est-à-dire de la date finale vers la date de début)
• Les dates de début et de fin prévues pour chaque tâche
• Les dépendances entre les tâches, indiquées par des liens visuels (par exemple, des flèches reliant les cellules concernées)
• Les jalons importants du projet (moments clés à respecter)

5. Utiliser des formules Excel pour automatiser le suivi des dates et durées

Une fois que le modèle de rétro planning a été créé, il convient d’utiliser des formules Excel pour faciliter le suivi et la mise à jour du planning en cas de modifications :

• Formule « DATEDIF » : pour calculer la différence entre deux dates en fonction de l’unité de temps choisie (jours, mois, années…)
• Formule « SOMME » ou « MIN » : pour additionner des durées, ou pour identifier la plus courte d’une série de durées
• Formule « SI » conditionnelle : pour appliquer automatiquement des formats spécifiques en fonction de critères prédéfinis (par exemple, colorer une cellule en rouge si la date de début d’une tâche est dépassée)

Réaliser un rétro planning sur Excel 2019 offre de nombreux avantages aux entreprises ayant besoin de gérer et planifier efficacement leurs projets. La simplicité, l’accessibilité, la flexibilité et l’automatisation des calculs sont autant d’atouts qui rendent cette méthode très prisée dans le monde professionnel. Alors, n’hésitez plus et lancez-vous dans la création de votre propre rétro planning sur Excel 2019.